In den letzten Artikeln haben wir verschiedene Themen rund um die Mitarbeiterumfrage erläutert. Wir haben beschrieben, weshalb es sich lohnt, die Belegschaft zu befragen und aufgezeigt, wo die Vorteile einer digitalen Mitarbeiterbefragung liegen. In diesem Blog-Post wollen wir nun aufzeigen, wie eine Mitarbeiterbefragung am effizientesten umgesetzt wird und worauf es zu achten gilt. Neben der Durchführung ist auch die Planung, die Definition der Ziele sowie die Verarbeitung der evaluierten Daten wichtig:
Schritt 1: Ziele definieren
Immer wieder werden Befragungen durchgeführt, ohne zu wissen, wofür die erhobenen Daten eingesetzt werden sollen. Es ist deshalb von grösster Bedeutung, sich vorerst intensiv mit den Zielen der Umfrage auseinanderzusetzen und zu wissen, welche konkreten Erwartungen an die Umfrage gestellt werden.
Dies können Themen einer klassischen Umfrage sein: Wie ist die Stimmung im Unternehmen? Welche Themen beschäftigen die Belegschaft? Es können aber auch spezifische Themen abgefragt werden: Wie kommt die neue strategische Ausrichtung bei der Belegschaft an? Wie äussern sich die neuen Strukturen? Und so weiter.
Herauszufinden, in welchem Spannungsfeld sich das Unternehmen befindet und welche Themen die Belegschaft beschäftigen, ist häufig zentral. Nehmen Sie sich also Zeit, genau zu evaluieren, weshalb Sie eine Befragung durchführen wollen und wo die konkreten Ziele liegen. Wenn Sie sich darüber im klaren sind, können Sie mit der Konzeption und Entwicklung starten. Wenn Sie dies noch nicht genau wissen, aber das Gefühl haben, dass eine Mitarbeiterbefragung angebracht wäre, können Sie gerne mit den Experten von Joineer in Kontakt treten und unverbindlich in einem Erstgespräch erörtern, ob es ein guter Zeitpunkt wäre, eine Umfrage durchzuführen und wenn ja, zu welchen Themenbereichen.
Schritt 2: Konzeption und Entwicklung
Nachdem die Ziele definiert sind, ist es wichtig, sich gewissenhaft mit der Konzeption und der Entwicklung zu befassen. Dabei geht es darum, Inhalte zu definieren. Stellen Sie sich die Frage, welche Themen für die vorab definierten Befragungsziele relevant sind. Dies kann bei vorhandenem Know-how von der HR-Abteilung oder einem Projektteam definiert werden. Bei fehlender Expertise lohnt es sich einen externen Partner beizuziehen. Bei einer Zusammenarbeit mit Joineer steht Ihnen unser psychologisches Advisory Board mit Rat und Tat zur Verfügung. Sie können mögliche Themen und Fragen unverbindlich mit uns überprüfen oder challengen. Vergessen Sie ausserdem nicht, den Umfragekreis zu definieren. Ob die Umfrage nur in spezifischen Teams oder unternehmensübergreifend durchgeführt werden soll, hat einen entscheidenden Einfluss auf die Definition der Themengebiete sowie die Aggregation der Resultate. Denn nicht alle Unternehmensbereiche beschäftigen sich zur gleichen Zeit mit den gleichen Themen. Sind diese Fragen geklärt, soll der Zeitplan sowie der Umfangs festgelegt werden.
Wichtige Themen also, die es in der Konzeption und Entwicklung zu beachten gibt. Es empfiehlt sich, diesen Schritt ausführlich zu besprechen. Der Einbezug von externen Dienstleistern lohnt sich meistens, wenn auch Vorsicht geboten ist: Unterschiedliche Anbieter nutzen unterschiedliche Methoden. Uns von Joineer ist die Einfachheit und Verständlichkeit ein grosses Anliegen – sowohl bei der Konzeption wie auch bei der Durchführung. Ausserdem legen wir Wert auf die pulsartige Erfassung verschiedener Themen über die Zeit. Denn wir sind überzeugt, dass eine Befragung konstant und im Sinne des Mitarbeiters geschehen muss. Andere Anbieter setzen auf hochkomplexe Befragungs-Methoden, die in sich geschlossen auch gut funktionieren, aber den Hang haben, Nutzer und Initiatoren der Umfrage zu überfordern. Bei Joineer steht die direkte Ableitung von Massnahmen im Vordergrund und nicht die Aufschlüsselung der Resultate nach tausenden von Kriterien. Welche Methode Ihren Ansprüchen gerecht wird, lässt sich durch Methodenvergleich und ein Sondierungsgespräch eruieren.
Schritt 3: Kommunikation & Versand
Sobald die grundlegenden Fragen beantwortet sind und der Fragebogen steht, geht es darum, die Belegschaft ausführlich zu informieren. Es ist von grosser Bedeutung, allen Mitarbeitern den Grund und die Ziele der Befragung offen zu kommunizieren. Denn die erhobenen Daten sind immer nur so gut wie die Antworten der Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Belegschaft also auf, nehmen Sie ihnen die Angst vor möglichen Massnahmen. Weisen Sie darauf hin, dass die Antworten ehrlich, gewissenhaft und lösungsorientiert sein sollen – denn nur solche Antworten können konstruktiv verwertet werden und bringen die Organisation weiter. Joineer arbeitet hier mit einem neuen Ansatz aus der Positiven Psychologie, dem Feedforward. Im Gegensatz zu Feedback, das oft eine Abwehrhaltung auslöst, ist Feedforward in die Zukunft gerichtet, positiv und lösungsorientiert. Es lohnt sich die Kommunikation frühzeitig zu beginnen, damit genügend Zeit bleibt, offene Fragen zu klären. Achten Sie bei der Vorinformation auf eine persönliche Ansprache der Teilnehmer, kommunizieren Sie Nutzen und Ziele schnörkellos und zeigen Sie auf, wie der Prozess funktioniert. Geben Sie Tipps, worauf geachtet werden soll, wie mit Themen der Anonymität und Datenschutz umgegangen wird und was nach Beendigung der Umfrage geschieht. Joineer stellt den Unternehmen hierzu auch Videos zur Verfügung. Geben Sie unbedingt auch einen Ansprechpartner an, der den gesamten Prozess begleitet. Sie werden sehen, dass eine offene und direkte Kommunikation die Rücklaufquote massiv anhebt. Je direkter sich die Mitarbeiter angesprochen fühlen, desto mehr wollen sie ihren Teil zur Umfrage beitragen.
Schritt 4: Start & Durchführung
Im vierten Schritt geht es um die eigentliche Durchführung, die je nach Methode unterschiedlicher nicht sein könnte (lesen Sie dazu unseren Blogbeitrag zum Thema Offline-Online Umfrage). Während klassische Methoden oftmals einen grossen Effort benötigen und viel Handarbeit dahinter steckt, funktioniert dies bei neueren Methoden über den digitalen Weg um einiges einfacher. Klassische Mitarbeiterbefragungen können sich aber allemal lohnen, z.B. wenn Sie über Jahre mit dem gleichen Anbieter zusammengearbeitet haben und die Befragung auf guten Anklang gestossen ist. In der Realität ist dies aber oftmals nicht der Fall – weshalb wir dringend anraten, sich mit den modernen Methoden auseinanderzusetzen. Dabei funktionieren verschiedene digitale Methoden ähnlich wie der Joineer Teambarometer: Das erste Setup funktioniert einfach über den Anmelde-Mechanismus. Fragen, Umfang, Intervall und Teilnehmer können ganz leicht im intuitiven Anmeldeprozess definiert werden oder wird nach vorgängiger Absprache durch die Joineer Experten aufgesetzt. Nach wenigen Minuten ist das System installiert und der Projektinhaber muss sich vordergründig um nichts mehr kümmern, denn: Dank den digitalen Möglichkeiten werden Mitarbeiter automatisiert eingeladen, erinnert und – wenn nötig – ausgesetzt. Die zuständige Stelle muss sich also nicht mehr um die ganze Koordination kümmern, sondern kann diese Aufgabe grösstenteils dem System überlassen. Natürlich ist es auch bei digitalen Methoden anzuraten, dass das Thema im Arbeitsalltag besprochen wird und Nutzer wenn nötig mit persönlich erinnert werden.
Schritt 5: Auswertung & Sichtung
Der interessanteste Teil der ganzen Mitarbeiterbefragung sind die Resultate. Diese sind aber erst einsehbar, nachdem die verschiedenen qualitativen und quantitativen Inputs der Mitarbeiter ausgewertet worden sind. Während die Auswertung in früheren Fällen oftmals sehr aufwendig war, greift uns die Technik auch hier unterstützend unter die Arme. Bei digitalen Befragungen – wie bei Joineer Teambarometer – sind ausgeklügelte Algorithmen dafür zuständig, das die Eingaben der Mitarbeiter direkt ausgewertet und abgeglichen werden. Dies vereinfacht die Auswertung ungemein, da die ganze Sichtung, Berechnung und Auswertung vollautomatisiert vonstatten geht. Je nach System können die Werte dann auch gleich über ein digitales Dashboard geclustert werden. Dies ermöglicht der Unternehmung schnell zu erkennen, welche Teams wie geantwortet haben. Natürlich ist es auch bei der Sichtung der Resultate wichtig, dass der Datenschutz und die Anonymität der Mitarbeiter zu jeder Zeit gewährt wird. Für Joineer hat dies oberste Prioriät: Aus diesem Grund sind und bleiben unsere Server in der Schweiz. Ausserdem werden keine Daten an Dritte weitergegeben.
Schritt 6: Massnahmen
Nach der Auswertung folgt der wichtigste Teil der ganzen Befragung, denn: Wozu würde die Umfrage nützen, wenn die Erhebungen nicht dazu verwendet werden, sich als Organisation zu verbessern? Genau, Mitarbeiter erwarten, dass ihre Inputs aufgenommen werden und sich gewisse Situationen basierend auf ihren Inputs verbessern. Nimmt eine Unternehmung die Anregungen der Teilnehmenden nicht ernst, kann dies auf die Stimmung der Belegschaft drücken. Die Durchführung der Befragung kann durch falschen Umgang mit den Resultaten nutzlos, ja sogar kontraproduktiv sein. Seien Sie sich also bewusst, dass neben dem ganzen Potential, dass gehoben werden kann, eine Befragung einige Arbeit bedeutet – wenn nicht in der Ausführung, dann in der Nachbearbeitung. Darum: wie geht man diese wichtige Nachbearbeitung an?
Es ist zentral, die Werte tiefgründig zu analysieren. Sind die Werte im Rahmen des Erwarteten oder hätte man sich selbst anders eingeschätzt? Geben die qualitativen Inputs Aufschluss darüber, was verbessert werden kann bzw. gibt es überhaupt genügend Kommentare, um ein Fazit zu ziehen? Wie unterscheiden sich verschiedene Teams voneinander? Egal wie die Werte ausfallen, Verstehen ist der erste Schritt in die richtige Richtung. Joineer kann Ihnen dabei helfen, die Resultate zu analysieren und richtig zu interpretieren. Es ist zentral, die Mitarbeiter auch in der Erarbeitung der Massnahmen mit einzubeziehen. Nur so verstehen diese, dass Sie die Verantwortung wahrnehmen und sich intensiv damit auseinandersetzen. Nutzen Sie die Befragung, um den Dialog weiter zu stärken. Bilden Sie Projektgruppen, machen Workshops oder führen Einzelgespräche, um Massnahmen gemeinsam mit Ihrem Team auszuarbeiten. Sie werden sehen, dass die Bewältigung der Resultate im Team einfacher funktioniert und Mitarbeiter mehr Verständnis aufbringen, auch wenn einige Ideen und Wünsche nicht direkt umgesetzt werden können. Kommunizieren Sie offen und kreieren Sie im Team Lösungen. Sie werden sehen, dass sich die Kultur im Unternehmen dadurch weiterentwickeln wird und das brach liegende Potential in Ihrer Unternehmung gehoben werden kann.
Wir legen bei unserer Dienstleistung grossen Wert auf eine ausführliche und kostenfreie Beratung vor Ort – denn nur so können die Eigenheiten der Organisation miteinbezogen werden und eine massgeschneiderte Lösung angeboten werden. Interessiert? Melden Sie sich noch heute bei uns!
